外国人採用で必要となる書類や手続きの徹底ガイド | 2024年版

「外国人を採用することにしたけれど、役所に出す書類とか手続きって何があるんだろう？」という方向けに、今回は、『外国人採用のときに必要な手続き』について解説します。

まずは、多くのケースで該当する基本の手続きを一覧で見てみましょう。

1. 在留資格の申請
2. 所属（契約）機関に関する届出
3. 外国人雇用状況の届出
4. 日本国以外が定める手続き

２と３の手続きは、A4用紙１枚程度の簡単な書類を出すだけでいいのですが、１と４の手続きは複雑かつ情報が不足していて失敗する企業も少なくありません。外国人採用に慣れるまでの間は専門家に相談する方が良いでしょう。

在留資格の申請

外国人が日本で働くためには就労可能な在留資格（以下、便宜的に「就労ビザ」と呼びます）が必要です。この就労ビザを取得するためには、必要書類を用意して出入国在留管理局に申請しなければなりません。

在留資格申請の種類

まず、代表的な申請を簡単にご紹介します。詳細な説明は後述します。

在留資格認定証明書交付申請

現在在留資格を持っておらず海外にいる人が、新たに在留資格を取得するときに行う申請。

在留資格変更許可申請

現在在留資格を持っている人が、就労可能な在留資格に切り替えるために行う申請。

在留期間更新許可申請

現在在留資格を持っている人が、同じ種類の在留資格を延長するために行う申請。

就労資格証明書交付申請

転職後、今持っている就労ビザのまま働き続けても問題ないか確認するために行う申請。

再入国許可申請

現在在留資格を持っている人が一度日本を出てから再度日本に入国したいときに行う申請。

上記の手続きは「外国人が日本にいる場合 OR 国外にいる場合」や、国内にいても「既に就労ビザを持っているか否か」によって、必要な書類が異なります。

在留資格認定証明書交付申請の必要書類と作成ポイント

在留資格認定証明書交付申請は、現在在留資格を持っておらず海外にいる人が新たに在留資格を取得するときに行います。

必要書類は採用する企業や団体のカテゴリによって異なります。自社がどのカテゴリに属するかは、以下の表を参照してください。なお、今回は「技術・人文知識・国際業務」の申請を行うものとして解説していきます。

カテゴリ１と２は、少ない資料で申請が可能です。具体的には、以下の書類を準備すればOKです。

1. 在留資格認定証明書交付申請書
2. 申請人の写真（縦4cm×横3cm、手続きの前3ヶ月以内に撮影されたもの）
3. 返信用封筒（定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手（簡易書留用）を貼付したもの）
4. カテゴリを示す書類

   カテゴリ１の場合

   四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）

   カテゴリ２の場合

   前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）
   カテゴリ３の場合も提出

5. 最終学歴が専門学校の場合は、その学校の卒業証書
6. 派遣社員として働く場合は、派遣先での活動内容を明らかにする資料（労働条件通知書（雇用契約書）等）

カテゴリ３は、これらの書類に加えて以下の資料が必要です。

1. 活動内容を明らかにする資料（労働条件通知書（雇用契約書）等）
2. 申請人の学歴及び職歴その他経歴等を証明する文書

   (1)申請に係る技術又は知識を要する職務に従事した機関及び内容並びに期間を明示した履歴書

   (2-a)学歴を証明する文書

   ・卒業証明書

   ・成績証明書

   ・授業内容を示すシラバス

   (2-b)職歴を証明する文書

   ・在職証明書等（関連する業務に従事した期間を記載すること）

3. 登記事項証明書
4. 会社案内やホームページを印刷したもの（勤務先等の沿革、役員、組織、事業内容（主要取引先と取引実績を含む）等が記載されていること）
5. 直近の年度の決算文書の写し。新規事業の場合は事業計画書

カテゴリ４は、カテゴリ３の書類に加えて以下の資料が必要です。

1. 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする次のいずれかの資料

   (1)源泉徴収の免除を受ける機関の場合

   ・外国法人の源泉徴収に対する免除証明書その他の源泉徴収を要しないことを明らかにする資料

   上記(1)を除く機関の場合

   ・給与支払事務所等の開設届出書の写し

   ・直近３か月分の給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書（領収日付印のあるものの写し）

   ・納期の特例を受けている場合は、その承認を受けていることを明らかにする資料

上記の書類は記入例が用意されていたり、別の機関が発行したものをそのまま出したりするので、作成にそこまで困ることはないと思います。これらの書類を提出すれば在留資格「技術・人文知識・国際業務」の審査は基本的に進みますが、ときどき追加資料の提出を求められることがあります。例えば以下のものがあります。

• 雇用理由書
• 採用後の１日と１週間のスケジュール
• 教育・研修の内容やスケジュール
• 申請人が実際に作業する事務所や机・PCなど機材の写真
• 特定の作業には従事させない旨の誓約書

追加資料は提出期限が短いのと、資料の内容や書き方に関する情報自体少ないのでノウハウがないと手も足も出ないでしょう。そのため専門家に相談したいところですが、正直なところ、このタイミングで行っても断られることがよくあります。そのため、追加資料の作成・提出まで含めて対応できる自信がないのであれば、初めから専門家に任せてしまった方がいいでしょう。

さて、資料がひととおり用意できたら居住予定地・採用企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に提出します。郵送による書類提出は受け付けてもらえませんが、オンライン申請は可能です。但し、オンライン申請を行うためには事前の利用申請と承認が必要です。急いでいる人は、入管に行ってしまった方が早いでしょう。

在留資格認定証明書が無事に交付されたら、日本大使館や領事館等で査証申請・上陸申請を行います。基本的には在留資格認定証明書と査証申請書、写真、パスポートが必要ですが、国によって必要書類は異なるため、必ず確認をしてください。また、その国の情勢や日本国との関係によっては査証申請にものすごく時間がかかったり、そもそも申請書類を受け取ってくれない事象も過去には発生しています。心苦しいのですが、そういうときは待つことしかできないのが実情です。

在留資格変更許可申請

在留資格変更許可申請は、現在在留資格を持っている人が適切かつ就労可能な在留資格に切り替えるために行う申請です。

必要書類は、在留資格認定証明書交付申請と同様に採用する企業や団体のカテゴリによって異なります。今回は在留資格「留学」から「技術・人文知識・国際業務」に変更許可申請を行うものとして解説していきます。

自社がどのカテゴリに当てはまるかはカテゴリの判定方法をご覧ください。カテゴリ１と２は、少ない資料で申請が可能です。具体的には、以下の書類を準備すればOKです。

1. 在留資格変更許可申請書
2. 申請人の写真（縦4cm×横3cm、手続きの前3ヶ月以内に撮影されたもの）
3. パスポート及び在留カードの提示
4. カテゴリを示す書類

   カテゴリ１の場合

   四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）

   カテゴリ２の場合

   前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）
   カテゴリ３の場合も提出

5. 最終学歴が専門学校の場合は、その学校の卒業証書
6. 派遣社員として働く場合は、派遣先での活動内容を明らかにする資料（労働条件通知書（雇用契約書）等）

カテゴリ３で求められる資料、カテゴリ４で求められる資料、よくある追加資料は、在留資格認定証明書交付申請と同様です。

資料がひととおり用意できたら住居地を管轄する地方出入国在留管理官署に提出します。今持っている在留カードとパスポートの提示があるので、外国人本人が書類を提出しに行ったほうが楽でしょう。在留資格変更許可申請もオンライン申請が可能です。

無事、変更が許可されたら外国人本人の現住所にはがきが届きます。そのはがきを持って入管に行き、4,000円分の収入印紙をおさめたら新しい在留カードがもらえます。

在留期間更新許可申請

在留期間更新許可申請は、現在在留資格を持っている人が、同じ種類の在留資格を延長するために行う申請です。期限が切れる３ヶ月前から申請できます。必要書類は、採用する企業や団体のカテゴリによって異なります。今回は在留資格「技術・人文知識・国際業務」の期間を延長するものとして解説していきます。

カテゴリ１と２は、少ない資料で申請が可能です。具体的には、以下の書類を準備すればOKです。

1. 在留期間更新許可申請書
2. 申請人の写真（縦4cm×横3cm、手続きの前3ヶ月以内に撮影されたもの）
3. パスポート及び在留カードの提示
4. カテゴリを示す書類

   カテゴリ１の場合

   四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）

   カテゴリ２の場合

   前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）
   カテゴリ３の場合も提出

5. 派遣社員として働く場合は、派遣先での活動内容を明らかにする資料（労働条件通知書（雇用契約書）等）

カテゴリ３は、これらの書類に加えて以下の資料が必要です。

1. 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書（１年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）
   １年間の総所得及び納税状況の両方が記載されている証明書であれば、いずれか一方でかまわない。

転職後の初回の更新許可申請の場合は、さらに以下の資料も必要です。

1. 活動内容を明らかにする資料（労働条件通知書（雇用契約書）等）
2. 登記事項証明書
3. 会社案内やホームページを印刷したもの（勤務先等の沿革、役員、組織、事業内容（主要取引先と取引実績を含む）等が記載されていること）
4. 直近の年度の決算文書の写し。新規事業の場合は事業計画書

カテゴリ４は、カテゴリ３の書類に加えて以下の資料が必要です。

1. 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする次のいずれかの資料

   (1)源泉徴収の免除を受ける機関の場合

   ・外国法人の源泉徴収に対する免除証明書その他の源泉徴収を要しないことを明らかにする資料

   上記(1)を除く機関の場合

   ・給与支払事務所等の開設届出書の写し

   ・直近３か月分の給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書（領収日付印のあるものの写し）

   ・納期の特例を受けている場合は、その承認を受けていることを明らかにする資料

在留期間更新許可申請では、住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書が求められるところがポイントです。日本で就労している以上、納税の義務はしっかり果たさなければならない、ということですね。住民税は特別徴収、所得税は源泉徴収している会社が多いですが、そうでない会社も偶に見かけるので、転職後はじめての期間更新申請は特に注意してください。

在留期間更新許可申請も今持っている在留カードとパスポートの提示があるので、外国人本人が書類を提出しに行ったほうが楽でしょう。オンライン申請が可能であり、許可されたらはがきを持って行って4,000円分の収入印紙をおさめる点も在留資格変更許可申請と同様です。

就労資格証明書交付申請

就労資格証明書交付申請は、転職後に今持っている就労ビザのまま働き続けても問題ないか確認するために行う申請です。前述した通り必須の手続きではないのですが、在留期間更新許可申請で不許可になったり、在留資格の取消し処分を受けたりするリスクに早いうちに対応できる点がメリットです。ここでは「技術・人文知識・国際業務」を持っている人が異なる業界・職種で転職した場合を想定して記載します。

1. 就労資格証明書交付申請書
2. 在留カードの提示
3. 旅券又は在留資格証明書の提示
   旅券・在留資格証明書を提示できない場合は、その理由を説明する文書
4. 新たな勤務先や活動内容の詳細がわかる書類（労働条件通知書や雇用契約書、仕事内容を説明する文書等）

就労資格証明書交付申請は、他の申請に比べて申請書類は少ないですし、手数料も1,200円で済むので積極的に活用する方がいいでしょう。注意点としては、標準審査期間が１〜３ヶ月かかるので、在留期限まで３ヶ月を切っている場合には間に合わない可能性があることです。その場合は、在留期間更新許可申請をいきなり行うことが多いです。

再入国許可申請

再入国許可とは、在留資格を持っている外国人が一時的に出国して再び日本に入国しようとする場合に、入国・上陸手続を簡略化するために法務大臣が出国に先立って与える許可です。憲法上、外国人は出国の自由はありますが、入国の自由はありません。とはいえ、有効な在留資格を持っている人まで毎回通常通りの入国審査をするのは面倒で現実的でないため、出国前に簡単な手続きをすることで再入国を簡単にしましょう、ということです。

再入国許可には、みなし再入国許可という制度もあり、６ヶ月以上の期間で就労可能な在留資格を持っている人が出国の日から１年以内に再入国する場合には、原則として通常の再入国許可の取得を不要としています。

この説明を読むと、かなりの手間が省かれていて便利なように思えますが、一方で再入国はいつでも簡単にできる、という誤解を生んでしまい、しっかり確認と手続きをすることなく１年以上日本を離れてしまう人が思っているより多くいます。そういった人をオンラインで採用し、在留期間が残っているからすぐ日本に来て働いてもらえると見積もっていたのに入国を拒否されてしまった・・・という相談を毎年受けています。

このような落とし穴にはまらないよう、有効な在留資格を持っている人でも取得から現在に至るまでの経緯はヒアリングするよう意識しましょう。

所属（契約）機関に関する届出

在留資格の手続きに加えて、転職者は所属（契約）機関に関する届出も必要です。企業が用意する書類はないのですが、期限内に手続きをしないと在留状況が不良だと判断される要因になりかねないので、転職後速やかに届出をしたか会社側で確認をとったほうがいいでしょう。

手続き自体は非常に簡単であり、A4用紙１枚程度の書類に必要事項を記入して地方出入国在留管理官署に提出するだけです。オンラインも郵送も可能です。

外国人雇用状況の届出

すべての事業主は外国人労働者の雇用／離職の際に、厚生労働大臣（ハローワーク）へ届け出ることが義務となっています。この場合の外国人労働者とは、特別永住者・在留資格「外交」「公用」を除くすべての在留資格を所持する外国人です。罰則規定も設けられているので、忘れずに行うよう注意してください。

なお、採用後の雇用保険被保険者の場合は、雇用保険被保険者資格取得届（様式第２号）又は雇用保険被保険者資格喪失届（様式第４号）を提出することで、外国人雇用状況の届出を行ったこととなります。

日本国以外が定める手続き

外国人を雇う場合、日本以外の国が定める手続きにも要注意です。有名なところで言うとフィリピンが挙げられます。自国民を保護する目的で、就労先の海外企業に事前の許可申請や届出を行わせるものです。

フィリピン国籍の人を雇用する場合

フィリピン国籍の人を雇用する場合、フィリピンの国内法で定められた所定の手続きを行う必要があります（※例外として、「専門技術者・熟練労働者である」と認められる場合にはこの限りではありません。詳細は、後述）。フィリピンにはフィリピン海外雇用庁（Philippine Overseas Employment Administration）いわゆるPOEAがあり、フィリピンの『出国許可証』の発行は、POEAで行われます。

POEAはフィリピン人労働者の権利保護を目的として設立された機関であり、原則、日本から、現地にいるフィリピン人を採用する場合には、POEAに登録している（海外企業紹介の）エージェントとの雇用契約を結ぶ必要があります。日本国内にも、このPOEAの出張所があり、六本木にある在日フィリピン大使館内に設置されています（※こちらは、MWO(旧POLO)と呼称されます）。

手続きの流れとしては、まず、日本の採用企業側で、出入国在留管理局に対し、「在留資格認定証明書」の発行申請をし、これを取得、フィリピン現地のMWO(旧POLO)に提出します。すると、在フィリピン日本大使館から、現地のフィリピン人に対して「就労査証」が発行されます。

別途、日本にあるMWO(旧POLO)に対し、採用企業は企業登録をし、リクルートオーダーをすることで、フィリピン現地のPOEAから現地のフィリピン人に対して「出国許可証」が発行されます。

現地のフィリピン人は、①「就労査証」➁「出国許可証」の２点を取得後、はじめて日本に入国することができるのです。

ただし、例外として採用されるフィリピン人が「専門技術者・熟練労働者である」と、個別にMWO(旧POLO)に認められた場合には、エージェンシーを介さない形での雇用が可能です。その条件は個別具体的に判断されます。

落とし穴だらけの外国人雇用

今回は、多くの場合で必要になる手続きを解説しました。上に注記したとおり、実際には他の手続きも必要になる可能性があるので、外国人雇用に不慣れなうちは実務に精通した専門家に相談しながら進めるのが良いと思います。

また、もう一つの注意点して士業や監理団体、登録支援機関に丸投げしてしまうのはやめた方がいいと考えます。理由は、不法就労に対する罰則規定は思っている以上に厳しく、外国人本人と雇っている企業が罰せられる危険性は割と高いからです。関係法令や書類のフォーマットも毎年のように変わっており、専門家といえども確認作業を怠るタイプの人だと落とし穴にはまることがあります。そして、そのときに不利益を被るのは会社と外国籍社員です。

国内の労働力不足を背景に外国人雇用の熱は高まっていますが、それなりに費用と手間がかかり、リスクと対策も必要であると理解した上で取り組むことが肝心です。

中村 拓海

高度外国人材に特化した人材コンサルタント。人材探索から在留資格申請、入社後の日本語教育、ダイバーシティ研修等、求人企業の要望にあわせた幅広いサービスを提供する。また留学生専門キャリアアドバイザーとして東京外国語大学、横浜国立大学、立教大学、創価大学等で外国人留学生の就職支援を行い、80カ国・500名以上の就職相談を受ける。内閣官房、内閣府、法務省等の行政および全国の自治体における発表や講演実績も豊富。