外国人採用の注意点は？

「外国人採用よくある問題点の実態」では「外国人採用の問題点（言語の壁・文化の壁・手続きの壁）」について取り上げました。今回はそれらトラブルを防ぐための注意点とは？どうすれば防止できるのか？その解決方法や工夫についてご紹介したいと思います。

言語に関わるトラブル防止策

まず前提として、非ネイティブがネイティブと同じレベルで言語が扱えることは無いと理解しましょう。入社した外国人社員に日本語学習の機会を付与することは素晴らしいことですが、そのトレーニングの先に完璧な日本語話者の姿はありません。

この基本にたって解決策を考えると、２つ取り組みやすい方策が浮かびます。１つは、言語以外の方法で効果的な意思疎通を図ること、もう１つはネイティブ側が非ネイティブ側の言語レベルにあわせて会話することです。

言語以外の方法で効果的な意思疎通を図る工夫としては『質問カード』があります。黄色や赤など、外国人社員に目立つ色のカードを一枚もたせる、これだけです。どう使うかと言うと、質問があるときにそのカードを掲げてもらい、それを見た周りの社員がサポートに動くのです。

このように考える人も多いでしょう。ネイティブは言語面の不安がないので、そのような解決策が効果的で早いと考えます。ただ、非ネイティブからすると自ら声をかけて他の社員の手をとめ、自分に注意を払ってもらうのは結構勇気のいることです。その点、『質問カード』であれば掲げるだけで声をかけてもらえる仕組みなので、安心して利用することができます。疑問を放置したまま業務に取り組むことも避けられるので、当然仕事のミスも減ります。

もう１つの言語レベルをネイティブ側が非ネイティブ側にあわせるというのは、最近話題にもなりつつある『やさしい日本語』がイメージしやすいでしょう。使用する単語や表現を日常的で平易なものに置き換えたり、一つ一つの文章を短くしたりなどの工夫があります。文章で伝わらなかったときは重要な部分だけ言うとか、同じことを何度か繰り返して伝えるというのもあります。使用する日本人側のトレーニングが多少必要なので、非言語コミュニケーションよりは導入の難易度は上がるかもしれません。

誤解を生みにくいコミュニケーションを意識し、時折ジェスチャーを交えて伝えたり、絶対に間違えてほしくない重要なことを伝える場合は、紙に英語で書いて説明するというのも有効な手段の一つだと思います。そうした工夫をすることで外国人社員も、日本人社員が「自分の立場に寄り添って、一生懸命伝えようとしてくれているんだ！」と思うことができ、日本人社員への信頼度と組織への帰属意識も向上します。

文化の違いによるトラブル防止策

「文化の壁」をこえるために大切なことは、外国人社員の文化について知ろうとすることです。初歩的なことでも、断片的な知識でもいいので、とにかく相手に興味を持つことからはじまります。

例えば、日本人にはあまり馴染みがないであろうイスラーム教について、『ハラルフード』という単語は耳にしたことがあるのではないでしょうか？また、「毎日お祈りをしなければならないみたいだ」とか「毎年１ヶ月ほど断食をする」など断片的に知っていることは意外に多いです。ここから1歩だけ外国人社員に近づく努力をしましょう。

例えば、一緒にランチをしているときに「『フード』はわかるんだけど、『ハラル』って何？」と質問をしたり、断食の話を聞いたりするのです。食事しながらなので話題も振りやすいでしょう。自分に関心を持ってくれているというのは基本的に嬉しいものです。心理的な安心を外国人社員に与えることができ、結果的にお互いの理解が深まります。

こういう話をすると

という声がときどき聞かれます。

はい、言ってしまうし、してしまいます。異文化コミュニケーションはいくつもの摩擦と衝突を乗り越えて成熟するものなので、それは仕方のないことです。むしろ、そのような中身のある異文化交流を避けて、形だけ配慮しているような”ダイバーシティ”とか”グローバル”の方が問題でしょう。

外国人社員と働く場合には、事前に各種ルールについて同意を取るというのもトラブル回避の方法のひとつです。

「ルールがあれば、それに従う」

日本人にとっては、全く違和感のない当たり前のことでも、目の前の外国人社員にとってはそうではないかもしれません。批判的思考に長けた人、合理主義の人、現状を変えたがる変革者にとっては、「何でそんなルールがあるの？」という疑問は当たり前に生まれます。そして、疑いを持ったまま、それに従えというのはかなり難しい注文です。

ルールが存在することを伝えるだけでなく、なぜそのルールが運用されているのか理由も示しましょう。その理由に疑問があるなら質疑応答で解消し、合意を形成しましょう。ルールは皆が守って初めて意味をなしますので、社員一人ひとりを当事者として内包していく努力が求められます。

多言語で簡易版のマニュアルを作成することもおすすめです。

また、もしも不都合があれば、いつでもルールを見直せる環境作りも大切です。希望通りにはルールが変わらなかったとしても、組織に自分の意見が伝わったという事実が重要です。「不都合があっても言えない」という職場だと、こっそり転職活動を始めて転職してしまう人も少なくないでしょう。

母国から離れ、外国の地で働くことは、想像以上に本当に大変なことです。彼らから業務上の質問や意見をもらった時は、「郷に入っては郷に従え」と価値観を押し付けるのではなく、しっかりと向き合うことで信頼構築、離職率の低下に繋がります。

手続き上のトラブル防止策

法律上、日本国籍を持たない外国人は日本に入ることも生活することもできません。何か特定の目的があり、日本にとっても入国・在留してもらうことがメリットになる場合にはじめて許可されます。在留資格とはざっくり言うとそういう許可です。

日本の在留資格のうち、日本で働くことができる種類のものをいわゆる”就労ビザ”と言うのですが、外国人社員を雇用する場合これを取得する必要があります。そして、就労ビザの取得のためには、採用される外国人と採用企業側双方がビザの申請用書類を用意する必要があります。従って、採用企業側も制度や必要な手続きを理解することが大切です。

慣れてしまえば、そこまで難しい手続きではないものの、初めて外国人を採用する企業にとっては不安があると思います。また、各種書類を用意するにはそれなりに時間と手間がかかるので、企業には負担となります。

行政書士など専門家による就労ビザ申請代行サービスもあるので、面倒であればこのような代行サービスを活用するのもひとつだと思います。ただ、外国人雇用にある程度真剣に取り組もうとしているのであれば、自社でやることを強くおすすめします。

雇用するからには活躍してほしいでしょうし、活躍する人には長く働いてほしいと当然期待するでしょう。そう願うなら、在留資格面でしっかりサポートできる体制は必要不可欠です。我々が外国人留学生や転職希望者の求職面談をしていても「この会社はビザサポートがありますか？」とよく聞かれます。彼らにとっては日本に残れなくなるかもしれないという恐怖があるので、非常に高い関心事なのです。

たくさんある在留資格の中でも、実際に関係するのは３〜５種類程度です。学習コストはそこまで高くないので、ある程度のことは会社自身で対応できるようにした方が外国人社員にとって魅力的な職場となるでしょう。

在留資格の難しい部分は、専門家に任せましょう。例えば、この記事で取り上げている「雇用理由書」の作成はその代表例です。

多国籍チームづくりに関するトラブル防止策

多国籍チームの構築を進める上でのポイントは、個の尊重に尽きます。異なる文化や価値観を尊重し、柔軟な対応を心掛けることが、組織の多様性を活かす道となります。

一方で全ての関係者の利益を衝突なく最大化することは不可能です。特に、外国人雇用を初めて間もない組織は、日々起こるすれ違いや小さな不和に戸惑うことでしょう。

そのため、組織内での変革を進める際には、オピニオンリーダーや積極的なメンバーを中心に小さく始めて、徐々に組織全体に広めていくことが重要です。外国人受け入れを成功させるための注意事項を下記で説明します。

二項対立の回避

あらゆるコミュニティにおいてマジョリティとマイノリティの対立はしばしば問題となります。そして、外国人雇用を進める日本企業においては、日本人vs外国人という二項対立に陥りがちです。

「日本ではこれが正しい」「日本人はこうする」などの指導方法は、日本に素早く順応してもらうため入社初期に実施するのは有効です。しかし、仕事に慣れ、日本の生活にも慣れた頃になると、これらの言葉はマジョリティによる押し付けとして認識され、「私は別に日本人になりたいわけではない」というマイノリティの反発を生みます。

日本の商習慣や組織の理解がまだ浅い段階では、”郷に入れば郷に従え”の分かりやすい処世術を提供することは役立ちますが、一定時期を過ぎたら積極的な対話と個別対応に注意を払いましょう。多様な文化について、マジョリティである日本人社員が勉強することが重要です。

安易な一般化をしない

日本人vs外国人という二項対立の他にも「●●人」や「●●教徒」などのグルーピングにも注意が必要です。

確かに、共通の理念や価値観を代々教えられていることを背景に、国籍や民族、宗教、その他の社会集団ごとに特徴が見て取れることはあります。それらは”国民性”や”民族性”などとして存在していることは事実です。

しかし、人間は総じて個として尊重されたいという願望を持っており、たとえそれが事実だったとしても、雑に一般化されて扱われることに嫌悪感を覚えます。私たちも、ことあるごとに「日本人は喋らない」「日本人は時間に厳しい」「日本人は集団のために個を犠牲にする」などと一般化されたら、「もっと私個人のことを見てほしい・・・」と思うことでしょう。

まず、一人の人間として向き合いましょう。そして、その人に”日本人”とか”東京出身”とか”仏教徒”など特徴を示すラベルがたくさんついていくイメージです。まずラベルが来て、そこに目の前の人を分類していく考え方はやめましょう。安易な一般化は多国籍チームづくりの大きな障害になってしまいます。

オピニオンリーダーを潰さない

悲しいことですが、全ての人が多様性を尊重しているわけではありません。また、許容できる多様性の範囲も人によって異なり、ある人には心地良くても、別の人には不快であることがダイバーシティの現実です。

会社組織内で変革を促進する際には、多様性の価値を理解しているオピニオンリーダーの活躍が重要ですが、この人を潰さないよう組織として配慮しなければなりません。多様性推進の過程で生じる不和や問題の責任は、この人たちに押し付けられがちであり、推進したいという自身の意志と周囲のプレッシャーとの板挟みになってしまうのです。

厄介なのは、多様性推進に反対もしくは無関心な人たちに悪気がないことです。悪意を持って為した行動であれば、経営者や管理者も仲裁しやすいですが、純粋に今まで通りの在り方を希望して働いているだけの人たちを指導したり、ペナルティを課したりするには、相当の説明力とリーダーシップが求められます。

だからこそ、オピニオンリーダーたちへの支援と称賛を絶やすことなく、小さく、無理なく、現実的な方法で社内の多様性を広げていくことが重要なのです。そもそも多様性の考え方においては、変わりたくない人たちの尊重も大切であることを忘れてはいけません。

小さな一歩を続けよう

この記事では外国人雇用の注意事項を取り扱ったため、「外国人社員を採用するのは大変そう・・・」と感じたかもしれません。しかし、実際にやってみると最初こそ「面倒だなぁ・・・」と思うことはあっても、そう遠くないうちに慣れてしまいます。

そして、慣れてしまった後に自身の過去を振り返ってみたり、日本人雇用に固執している企業を見たりすると「一体、自分は何に固執していたんだ？」と外国人と働いていなかったときのことを不自然に思ってしまいます。

最近では、日本国内の人口減少や経済力の停滞・衰退も目に見える形で出てきています。そして、外国人の受け入れや共生が不可避であると連日のように報道されています。どうせやるなら迫られて無理やり進めるより、自ら少しずつやる方が気持ちの面で楽でしょう。そのことを私たちは夏休みの宿題で学んでいるはずです。

外国人を採用することで得られるメリットもたくさんあります。以前外国人材採用についてのメリットと、その実例についても記事を投稿していますので、是非ご覧下さい。